UP FING 2006, 3/ des organisations à mettre à jour (pour ne pas dire changer de version)

Retour sur la deuxième journée de l’UPFing consacrée aux acteurs de l’entrenet. De multiples occasions de parler de la presse, des médias, de la politique,… et surtout des entreprises sujet qui nous tient à coeur, la fing nous avez d’ailleurs demandé d’animer et de témoigner dans l’atelier “Sous l’organigramme, l’organisation informelle“. blueKiwi, notre modèle d’intranet social, est en effet un formidable révélateur de ces réseaux informels qui relient et animent les acteurs d’une organisation.

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La matinée s’est ouverte avec une analyse croisée par Julien Jacob (DGA france de ZDNet) et Guillaume Champeau (Ratatium/Agoravox) sur l’entrenet et les médias. Heureusement, cette plénière ne s’est pas limitée au constat souvent simpliste de l’opposition entre blogueurs et journalistes. Nous avons ainsi pus découvrir que ZDNet était un média qui avait réussi à intégrer et à transformer la dynamique 2.0 avec une bonne analyse de la situation et de très bonnes idées. Bien sûr tout ne nous a pas été révélé, ce groupe média est donc à suivre.

Tous les ateliers proposés par la suite allaient couvrir les différentes facettes de la transformation actuelle de notre sociétés : les relation au consommateur, la connaissance, la démocratie et les entreprises. Des sujets tous très passionnants, mais Alexis avait un atelier à animer, et, moi, les expériences des premiers clients de blueKiwi à faire partager.

Après une introduction d’Alexis, l’atelier “Sous l’organigramme, l’organisation informelle” a débuté sur une intervention d’Euan Semple témoignant sur la mise en place réussie de forums, de wikis et de blogs à la BBC. Cette étude de cas est pour moi The Case Study, il n’y a rien de plus éclairant.

Euan Semple était chargé à la BBC de l’intranet et de la gestion des connaissances (je dis “était” parce que maintenant Euan conseille et accompagne les organisations dans la mise en place de tels outils). Alors que la BBC attendait un intranet (un vrai !) avec des informations sérieuses et un service pour le piloter, Euan a pris le parti de mettre tout le monde au coeur de l’intranet en déployant un forum, un simple BBS appelé “Talk.Gateway”. Alors que la BBC attendait une communication interne forte et organisée, Euan a préféré le bouche à oreille… Au final, cet espace est devenu le lieu de toutes les discussions, de celles liées aux métiers de chacun à d’autres liées aux petites choses du quotidien. On y parle voiture de fonction, on réagit à la programmation,… “Talk.Gateway” affiche des chiffres de consultation impressionnants : plusieurs centaines de milliers de pages vuez par mois, plusieurs dizaine de milliers de participants,… Dans la foulée, Euan a mis en place un “people finder” appelé Connect. Chaque personne dispose d’une page de présentation et l’outil fait le reste. Au delà d’une recherche d’experts, l’outil permet de trouver de constituer facilement des communautés d’intérêts sur des sujets variés. Là aussi le succès est au rendez vous. Du coup, Euan a pu mettre en place de wikis et des blogs pour développer d’autres pratiques toujours dans le même esprit : faire se rencontrer les gens et les laisser discuter.

François Nonnenmacher (monsieur Padawan), blogueur émérite qu’on ne présente plus, est l’auteur du livre “blogueur d’entreprise”, c’est aussi le webmestre de capgemini. Il a bien sûr témoigné sur la mise en place d’outil alternatif (par opposition aux outils disponibles sur l’intranet).

Je retiendrai trois idées clés :

– le rejet du modèle “one size fits all” que l’on trouve souvent dans les outils informatiques traditionnels, un echo à la notion de “gel informatique” qui illustre bien l’impact négatif que peuvent avoir de tels outils sur une organisation

– l’inéluctabilité des usages, l’idée est l’organisation ne pourra pas luter contre, je cite François :

Mon service informatique me limite sans explications ? S’il ne me fournit pas de solution de rechange acceptable, je contourne : Il bloque MSN via le firewall ? J’utilise Campfire qui traverse le firewall. Il m’impose SharePoint comme seul outil collaboratif pour tout faire ? J’utilise Basecamp, des forums, des wikis et des blogs quand ceux-ci sont plus adaptés (ou fonctionnent avec mon Mac à la maison, ou me permettent de travailler avec mes fournisseurs qui n’ont pas accès à l’intranet). Ces exemples ne sont pas exhaustifs. Ils illustrent le foisonnement d’outils internet, simples, ergonomiques, gratuits ou peu chers, qui “prennent” bien dans le grand public, et qui rendent le travail de la DSI plus difficile (qui peut être perçue comme encore plus lente, rigide, dépassée, coûteuse, etc.).

– la nécessité d’expérimenter sous le radar, de manière à valider la pertinence des outils et les pratiques envisageables sans être au grand jour tout en ayant avec un accord de principe de l’encadrement. Une telle approche donne de de bonnes garanties de succès.

Hervé Kabla avait prévu de venir, mais il a préféré Venise, ce qui se comprend aisément. Du coup, j’ai utilisé quelques rushes vidéos pour restituer son témoignage aux participants de l’atelier. Il a ainsi présenté smartKiwi, l’outil de Dassault Systèmes construit avec blueKiwi, et a fait un retour sur les premiers mois d’utilisation. J’ai complété cette étude de cas en insistant sur le développement relativement spontané des usages sur ce type d’environnement. J’ai tendance à parler de coopération inconsciente par opposition aux outils collaboratifs traditionnels où celle-ci est “forcée”. J’ai aussi insisté sur la mise en oeuvre qui, tout comme à la BBC, s’est appuyée sur le viral, et sur l’accompagnement que nous avons mis en place avec Bertrand. Il est nécessaire de “coacher” les premiers usages, la peur du premier billet, la gestion des commentaires,…

En complément de ces différents témoignages nous avons eu une discussion très intéressante avec les participants de l’atelier : Cap gemini, DGME, BNP Paribas, ANACT, France Télécom,…. Certains avaient déjà expérimenté la mise en place de wikis dans leur organisation, d’autres se posaient la question de l’usage des blogs,… Une représente de la DSI de Cap Gemini s’interrogeait à juste titre sur le catalogue de ces nouveaux outils. Il devient urgent de sortir de la typologie blog, wiki,… pour parler des vrais usages que ces outils développent. Les outils sont là pour nous aider à organiser les choses différemment et repenser les échanges, ce qui se passe sur l’internet montre l’exemple, il n’y aurait presque qu’à se “baisser”. Mais il reste préférable de partir des usages existants pour illustrer l’utilité de ces outils pour enfin pouvoir les préconiser. Cette réflexion sera d’ailleurs prolongée dans l’après midi par Howard Rheingold sous l’angle de la nécessaire re écriture du vocabulaire et de la codification des pratiques de coopérations.

Au final, c’est bien de l’organisation qu’il a été question. Le modèle centralisé / pyramidal / décendant qui existe n’est pas compatible avec le maillage multi directionnel qu’apporte la mise en réseau. Ce n’est pas en attaquant frontalement le modèle organisationnel que nous trouverons des solutions. Il faut repenser la position du manager dans cette organisation en réseau. Il doit y participer en développant une posture de modérateur ou d’animateur de communautés. Il faut apprendre à libérer la parole, là où c’est possible, valoriser les échanges et stigmatiser ceux qui ne jouent pas le jeu… la coopération s’installera alors plus naturellement. Heureusement, ces questions font echo avec celles sur la place de l’individu dans ces organisations, le suivi de son parcours professionnel, la validation des acquis de l’expérience.

Cet atelier n’était qu’une introduction aux échanges de l’après midi. Daniel Kaplan nous avait préparé une interview d’Howard Rheingold, exercice difficile d’après repas. Le regard porté par ce précurseur des réseaux est toujours très éclairant, je vous invite à lire Toward a New Literacy of Cooperation in Business > managing dilemmas in the 21st century disponible sur le site Institue for the future (www.itft.org), où il est question d’une nouvelle codification des pratiques coopératives. Enfin pour ceux qui veulent s’investir dans l’analyse de ces pratiques The Cooperation Project est fait pour vous (www.cooperationcommons.com).

Dans la plénière qui a suivi, nous sommes revenus sur les entreprises et institutions face à l’EntreNet. Euan Semple a ainsi pu continuer son évangélisation par l’exemple avec l’étude de cas BBC, interpellant les grandes organisations présentes dans la salle. Il y a peut être du chemin à faire mais le compte à rebour est déclenché : l’intranet 2.0 est en marche, positionnont les outils, les usages, ce fameux vocabulaire évoqué par Rheingold. Si nous ne réussissons pas cette mise en place, c’est la génération qui vient qui la fera. Nous ne parlons pas de nouveaux outils, ceux ci ont été inventés il y a plusieurs années maintenant, mais bien d’une généralisation voire d’une banalisation des pratiques. Nous sommes donc face à une vraie rupture, les usages sociaux que nous constatons aujourd’hui nous montrent que nous sommes bien entrés dans la société de l’information.